eMANA - Page 2 sur 4 - Messagerie Intelligente

L’avenir de l’email est collaboratif

Les emails sont indispensables dans les entreprises aujourd’hui mais les études montrent qu’ils commencent à faire perdre du temps et de la productivité à leurs utilisateurs. N’ayant pas évolué depuis plus de 15 ans (?!), leur modèle crée des silos et ne permettent pas de pratiquer l’intelligence collective.

La transformation digitale nécessite des outils modernes avec une approche collaborative. Pour la communication interne comme externe, le partage de l’information est clé pour que les collaborateurs montent en compétences, que les projets soient plus fluides et que la rentabilité soit au rendez-vous.

Les effets du collaboratif sur la qualité de vie au travail

Quand une équipe travaille en réelle intelligence collective, les liens entre ses membres sont plus solides. Partager une information, les avancées d’un projet et constater que les mises en commun font gagner en efficacité n’ont que des impacts positifs sur la qualité de vie au travail. Chaque collaborateur est mis en avant pour ses résultats individuels mais aussi d’équipe. Et la valorisation d’un groupe ne peut que se refléter sur son propre travail.

Concrètement également, le temps gagné à ne pas chercher les informations, ne plus faire suivre les emails, ne plus relancer pour avoir une réponse, à se demander si les personnes ont reçu l’information ou sont passées à côté est considérable (d’autant plus avec le télétravail, les vacances ou week-ends prolongés). Et travailler sans le stress de savoir si tout le travail fait est bien classé et organisé est un poids important qui s’envole. Il faut le vivre pour prendre conscience de ce que cela représente au quotidien.

Les effets du collaboratif sur la productivité au travail

Une étude a montré que les personnes qui travaillent en intelligence collective y voient encore plus de bénéfices en terme de productivité qu’en terme de gain de temps. Les deux sont bien sûr liés mais il est évident que le partage de l’information permet d’avancer plus vite et mieux sur un projet. Moins de réunions, moins de redites, un accès à l’information qui permet une compréhension immédiate : tout cela rend chaque membre de l’équipe plus efficace dans son rôle.

C’est également vrai pour la gestion de la relation client. Avoir l’historique de tout ce qui a été dit, promis, vendu aux clients/consommateurs, permet d’apporter des réponses plus précises, plus claires et cohérentes. Vous imaginez à quel point ils savent l’apprécier.

Le mode collaboratif promet de devenir celui du futur. Il faut par conséquent que cela devienne une réelle culture au sein des entreprises. Nous utilisons tous des outils collaboratifs dans nos vies privées, alors pourquoi ne pas étendre ce mode de fonctionnement à la sphère professionnelle ?

Si vous voulez savoir à quoi ce nouveau monde peut ressembler, essayez eMANA gratuitement pendant un mois et faites-nous vos retours.

Votre messagerie pollue mais vous y pouvez quelque chose

Empreinte environnementale, Non classé

L’arrivée du digital partout dans nos vies a eu pour conséquences la réduction des quantités de papier utilisées. Mais la consommation de CO² n’a pour autant pas diminué. Au contraire, elle est devenue invisible ou presque. Nos activités en ligne consomment énormément d’énergie et l’envoi d’emails ne fait pas exception. Pourtant, aucun d’entre nous n’y pense vraiment quand il envoie un email. C’est facile, rapide. Mais sur le total de tous les emails envoyés, c’est bel et bien là. Vos messageries polluent et vous pouvez agir.

Calculez combien de CO² vous émettez en envoyant des mails

Selon Carbon Literacy Project, un e-mail sans pièce jointe génère environ 4g de CO². Avec une pièce jointe volumineuse, cela monte à 50g. On peut considérer que chacun reçoit en moyenne 39 emails par jour et à cela il faut ajouter le nombre d’emails stockés dans les boites qui sont entre 10 000 et 50 000 par personne. Les milliers de km parcourus vers les serveurs situés aux Etats Unis ajoutés au transit via des serveurs ou routeurs qui, eux-mêmes, consomment de l’énergie : la consommation atteint des sommets comparables aux industries les plus polluantes. Notre emprunte carbone est très élevée sans même nous lever de notre chaise.

Avez-vous déjà eu la curiosité de savoir ce que cela représente pour vous ? Faites le calcul avec le nombre de d’emails que vous avez en boite et ceux que vous recevez tous les jours. Et mettez ça à l’échelle de votre entreprise. Ensuite comparez aux 20kg de CO² que vous consommez quand vous faites 100 km en voiture. Tout ça devient plus concret. Et effrayant, non ?

Il existe heureusement des solutions pour réduire cette consommation, sans avoir à faire des heures de nettoyage de boite mail.

Comment eMANA réduit drastiquement le problème ?

En commençant par avoir des serveurs en France, le sujet de la distance à parcourir et des transits n’en est plus un. Et c’est le cas d’eMANA. Pour des raisons de souveraineté des données d’abord, mais aussi par souci du respect de l’environnement, les datacenters sont situés en France et avec un niveau de sécurité maximum.

Ensuite, la conception même d’eMANA permet de réduire de 90% la consommation de CO². La gestion collaborative des emails réduit naturellement le nombre d’emails que chacun reçoit : le travail en équipe permet de ne pas avoir à mettre les personnes en copie pour qu’elles aient accès aux échanges.

Et le plus important : les pièces jointes ne sont stockées qu’une seule et unique fois. Même si l’email et sa pièce jointe sont transférés à plusieurs personnes, eMANA détecte qu’il s’agit du même fichier et ne le duplique pas. Nul part. Cette fonctionnalité est considérable dans la réduction de consommation d’énergie. En plus d’être un vrai gain de temps au quotidien.

Maintenant que vous avez constaté votre consommation personnelle de CO² et celle de votre entreprise au global, testez eMANA et alliez gain de temps et protection de l’environnement !

Team eMANA : portrait de Théo, développeur

L'équipe eMANA

Derrière eMANA, se trouve toute une équipe. Elle évolue et surtout, elle s’agrandit. Comme il s’agit avant tout d’un projet basé sur l’humain, nous avons envie de vous présenter un à un les membres de l’équipe. Régulièrement, nous allons vous proposer des portraits en mode interview afin que vous connaissiez mieux les coulisses d’eMANA.

Nous commençons par l’un des derniers arrivés : Théo, 24 ans, développeur eMANA.

Quel a été ton parcours avant d’arriver dans l’équipe eMANA ?

Je suis diplômé de l’Ecole des Mines de Saint Etienne, j’étais étudiant sur le campus de Gardanne, près d’Aix en Provence. L’école est spécialisée en électronique et informatique mais il a été rapidement très clair pour moi que c’est l’informatique qui m’intéressait le plus. J’ai donc fait mon stage chez PC Soft à Montpellier. Pendant 8 mois, ma mission a été d’utiliser leur logiciel WinDev pour créer des applications internes et faire des retours aux développeurs sur les bugs et améliorations potentielles.

Ils m’ont vite proposé un CDI, que j’ai accepté sans pourtant être très convaincu par le produit ou l’état d’esprit de cette entreprise. Après 2 mois de contrat, j’ai finalement décidé de partir, mon instinct était juste. L’aspect humain est pour moi primordial dans toute expérience et je ne pouvais pas m’épanouir dans les conditions qui m’étaient proposées.

Après une pause, j’ai donc recherché un contrat en sachant mieux quels étaient les critères les plus importants pour moi. Le contact avec Raynald Wauters, fondateur d’eMANA a été dans le sens de mes attentes. Les valeurs d’eMANA sont celles que je partage, j’ai donc rejoint la team en mai 2022.

Quelle a été ta première réaction en découvrant la solution eMANA ?

La première fois que j’ai lu des choses sur eMANA, c’est en préparation de l’entretien d’embauche. Et honnêtement, je me suis dit « mmmhh, ok, une boite mail… Il en existe des tonnes, c’est pas ce qu’il y a de plus fun ». Mais je suis curieux et je ne m’arrête jamais à la première impression donc j’ai poursuivi la démarche.

Qu’est-ce qui a fait tilt par la suite ?

Le contact avec Raynald a fait beaucoup. Contrairement à d’autres entreprises avec lesquelles j’étais en contact, il m’a montré de l’intérêt. Pour preuve, durant mon 1er entretien, on n’a presque parlé que de moi et très peu du projet.

Ensuite, quand on a poursuivi le processus, il est rentré dans le détail et j’ai pu prendre la mesure de ce qu’est eMANA. La souveraineté d’abord et le fait de se détacher des outils américains. Et ensuite, le concept même d’eMANA qui parlait parfaitement à ce que j’ai connu lors des mes expériences en entreprise. Tout le monde fonctionne avec des to-do lists et l’email doit être considéré comme une tâche sur cette to-do list.

Lors de mon expérience, quand quelqu’un me demandait de faire quelque chose, je lui demandais de m’envoyer un email pour me le rappeler. Et je gérais mes tâches dans ma boite mail, au milieu des tous les autres reçus. eMANA est conçu pour le faire de façon automatisée avec la puissance de l’IA. J’ai trouvé ça impressionnant.

La dernière chose qui a fait tilt a été l’armoire et le fait de pouvoir utiliser une recherche très poussée pour aller chercher un email ou une pièce jointe en un clic.

Quel est ton rôle dans l’équipe ?

Je suis développeur, je suis en charge du côté back office, donc de développer, améliorer et faire évoluer le moteur derrière la solution. Je contribue aussi au développement de la partie application mobile qui devait bientôt voir le jour.

Comment présentes-tu eMANA à tes proches quand tu parles de ton job ?

Je dis « je fais une boite mail » avec un grand sourire parce que je sais quelles vont être les réactions ! Ensuite, je leur explique que pour résumer, eMANA est une messagerie intelligente qui automatise le classement des emails. Et que derrière ça, c’est beaucoup plus puissant.

Veux-tu nous partager quelque chose sur toi ?

Je viens de Dijon où j’habitais chez mes parents. Je suis arrivée dans le sud via le hasard des concours pour intégrer mon école. Après 3 ans passés ici, je ne veux plus remonter ! J’ai tracé une ligne entre Lyon et Bordeaux, c’est devenu ma limite géographique en ce qui concerne l’endroit où je veux habiter 🙂 Et aujourd’hui, Aix en Provence me convient parfaitement.

Une vue de l’activité en temps réel via la gestion des emails

Comment marche eMANA ?, Non classé

Il existe beaucoup d’indicateurs qui permettent de suivre et analyser l’activité d’une entreprise ou d’une équipe. Chiffre d’affaires, taux de transformation, nombre de rendez-vous, nombre de devis : beaucoup d’outils existent et fonctionnent de façon plus ou moins efficace.

Mais si nous considérons que tout le business passe par les emails (et c’est le cas), mesurer l’activité par ce biais est très concret et plutôt pertinent. C’est ce que permet eMANA.

Une autre vue du business

Si les indicateurs classiques permettent une analyse macro, ils ne disent pas vraiment ce qui se passe au quotidien en terme d’échanges avec les clients.

Est ce que vous savez combien de fois un client pose une question par email ? Est ce que vos équipes les traitent systématiquement et rapidement ? Est ce que vous savez quels sont les thèmes abordés dans les emails ? Qu’est ce qui revient le plus ? Est ce qu’il y a des moments où il y a plus de sollicitations ? etc etc…

Les échanges par email avec vos clients sont révélateurs de votre business. Et la densité d’emails reçus et envoyés par vos équipes dit également beaucoup de la santé de votre activité.

eMANA permet de suivre toutes ces données en temps réel et d’avoir cette vue du business qui va donner une autre lecture.

A quoi ressemble le tableau de bord eMANA ?

Les données automatiquement extraites de l’activité sur eMANA sont affichées sous forme de graphiques simples et à la lecture immédiate.

En un coup d’oeil, vous voyez combien d’emails commerciaux sont en souffrance par exemple.

Ou vous pouvez voir si un client stoppe progressivement d’échanger avec vous, élément difficile à identifier en gérant le quotidien. eMANA vous permet d’avoir cette alerte et de prendre les décisions en fonction.

Si vous souhaitez tester eMANA gratuitement pendant un mois, remplissez ce rapide formulaire d’essai. Nous vous accompagnerons dans la prise en main de l’outil.

Un nouveau cadre pour le transfert des données, mais lequel ?

Souveraineté des données

Le 25 mars, à Bruxelles, la présidente de la Commission européenne, Ursula von der Leyen, et le président américain, Joe Biden, ont annoncé un accord de principe sur un nouveau cadre pour le transfert de données transatlantique. «Nous parvenons à équilibrer la sécurité et les droits à la vie privée et à la protection des données», a assuré Ursula von der Leyen. Les détails de cet accord entre les États-Unis et l’Union européenne, très attendu depuis l’invalidation en juillet 2020 du Privacy Shield, ne sont pas encore précisés.

La connaissance comme arme ultime

Les données des entreprises sont leur richesse : savoir-faire unique sur un marché, données sensibles sur les clients, brevets, finances, projets futurs non dévoilés… On ne pense pas que ces informations qui sont là sur les ordinateurs, sont aussi ailleurs et exploitables par des tiers.

Or, si les entreprises savaient concrètement qui peut lire toutes ces données et légalement les exploiter, les réactions seraient probablement immédiates. Et pourtant, en prenant le temps de lire les CGV des outils utilisés, on comprend clairement qui exploite ces précieuses données.

Alors, oui, c’est long, pas agréable, mais cette connaissance reste la dernière arme dont les entreprises disposent pour être en maitrise.

Les solutions tout aussi efficaces existent

Il suffit de lire les CGV des outils hébergés en Europe et le détail du Cloud Act pour voir que c’est là que se trouve la solution pour les entreprises qui veulent protéger leurs données. Et ces outils sont tout aussi efficaces que les mastodontes qui trustent le marché. Là aussi, c’est la connaissance de ces outils qui va faire la différence.

C’est le choix que doivent faire les entreprises à un moment donné, un virage (pas si serré) à prendre pour s’assurer de ne pas avoir à gérer des conséquences désagréables à moyen ou long terme.

En exploitant ses données elle-même, l’entreprise sert mieux ses clients, accélère le flux des idées, augmente la productivité, améliore le travail des collaborateurs. Disperser ses données, c’est offrir ses propres atouts sur un plateau.

eMANA est l’un de ces outils qui garantit la souveraineté des données, en l’occurence celles qui passent par email (autant dire TOUTES les données Business des entreprises !).

Nous vous proposons d’essayer eMANA gratuitement et amorcer votre virage.

Pour lire en entier l’article du magazine des Arts et Métiers, rédigé par Raynald Wauters, c’est ici.

Drive : de la belle promesse au beau foutoir

Comment marche eMANA ?, Non classé

Il est bien loin le temps où nos fichiers étaient enregistrés sur un disque commun, existaient une unique fois pour tout le monde. Le temps où on ouvrait un fichier en « lecture seule » et on devait demander à notre collègue de le quitter. Le temps où les fichiers avaient des V2, V3 et plus encore…

Aujourd’hui, on travaille sur un Drive. A l’heure du partage de l’information, toutes les entreprises ont adopté ce mode de fonctionnement. Mais est-ce vraiment optimal ? Est ce que le gain temps / efficacité est réel ?

Partager les documents : idéal en théorie…

Le modèle des entreprises est plus horizontal qu’avant. Le fait de partager les documents de travail (à l’exception de ce qui est confidentiel) va de soi. Chacun s’attend à pouvoir trouver ce qu’il cherche « sur le Drive ».

Parce que chaque collaborateur a le réflexe d’utiliser « son » Drive au quotidien, théoriquement, c’est devenu possible : on pense pouvoir tout y trouver. Plus besoin de faire une demande par mail et d’attendre une réponse avec une pièce jointe. Une simple recherche de son côté doit faire apparaitre un document quel qu’il soit.

Donc théoriquement, oui, chacun gagne du temps. Tout parait très simple.

Si seulement…

…jusqu’à la réalité

Rechercher un document, ok. Mais selon quels critères ? Quels mots clés ? Tout dépend de la façon dont la personne a nommé son fichier. Dans un sous-dossier selon une arborescence précise ? Si la personne l’a rangé au bon endroit, bien sûr…

Quand un Drive est mis à disposition à toute une entreprise, chacun y a son accès personnel et s’organise selon sa propre logique. Même si une structure et une convention de nommage sont décidées, avec le temps, les bonnes pratiques s’effritent.

Nous l’avons tous vécu : le temps passé à chercher dans le Drive peut être conséquent. Les petites erreurs compliquent aussi les choses : un fichier déplacé, renommé ou supprimé, des droits donnés ou retirés…

Avouons aussi que nous pensons rarement à enregistrer les fichiers reçus par email sur le Drive, alors qu’ils seraient utiles à toute l’équipe.

Il existe également une conséquence à laquelle on ne pense pas assez : le lourd poids des fichiers stockés à différents endroits, dupliqués à chaque fois qu’ils sont transférés par email. La consommation de CO2 qui en résulte est immense.

La réalité de la gestion d’un Drive peut être très différente de la théorie. Et c’est finalement très humain.

L’armoire eMANA, une autre approche

Partager l’information est bien évidemment aujourd’hui indispensable et c’est sur cette base qu’eMANA repose en partie. Mais l’Electronic Man Assistant a également pour mission de gérer des tâches à notre place.

Avec eMANA, tout ce qu’on ne pense pas systématiquement à faire est réalisé automatiquement. Toutes les informations qui passent par email sont automatiquement triées, rangées et classées dans l’armoire : les échanges par email et les pièces jointes, à part.

L’arborescence créée est unique et commune à tous les collaborateurs. Elle est bien sûr personnalisée au départ pour coller à l’activité de l’entreprise, avec pour objectif de ne pas avoir une profondeur trop importante.

Il faut imaginer un assistant virtuel par personne, chaque assistant travaillant strictement de la même façon. Plus besoin d’essayer de comprendre les logiques de chacun, l’armoire eMANA regroupe absolument tout selon une arborescence qui ne bouge pas.

Cerise sur le gâteau : les pièces jointes n’existent qu’une seule et unique fois, même si elles sont dans plusieurs emails avec beaucoup de destinataires. eMANA reconnait un même document dans son trajet et ne le stocke qu’une fois. L’économie de CO2 atteint les 90%* avec cette méthode, ce qui est considérable.

Au delà de l’aspect organisationnel, la démarche eco-responsable incombe à chaque entreprise dans le monde d’aujourd’hui.

L’armoire eMANA est puissante et réalise bien d’autres tâches, nous avons détaillé son fonctionnement ici.

Si vous souhaitez tester eMANA gratuitement et voir de vous-même comment l’armoire peut changer votre quotidien, faites-nous une demande ici.

* chiffre ADEME 2018

Gérer efficacement les boites email partagées

Comment marche eMANA ?

Vous êtes à la tête d’un service client, SAV ou qui centralise des flux de messages ? Vous utilisez une adresse email générique dont les messages doivent être traités par plusieurs personnes en simultané ?

La gestion de ces emails, surtout si le volume est important, peut être très compliquée et source d’erreurs pour votre business.

Il existe une solution pour automatiser la répartition de ces messages entrant et vous faire gagner du temps.

Répartition du flux d’emails

En fonction du volume et de l’expertise

Avec eMANA, tous les collaborateurs concernés ont bien sûr accès à l’adresse email générique. Une fois les messages arrivés dans cette bannette commune, la répartition entre les membres de l’équipe se fait simplement via le bouton « affecter ».

Au clic sur le bouton, le carnet de contact affiche la liste des collaborateurs à qui il est possible d’affecter le message. Il suffit de choisir celui qui est concerné.

Le mail sélectionné n’apparait alors plus que dans la bannette du seul collaborateur à qui cet email a été affecté.

Il est possible d’affecter un mail pour soi-même comme pour toute autre personne de l’équipe.

Plus de risque d’oubli, ni de doublon, où 2 collaborateurs auraient pu faire 2 réponses en parallèle, comme c’est possible avec Outlook/Office 365/Microsoft.

En fonction des absences

Dans le cas où une personne de l’équipe est absente, il est possible de paramétrer son profil eMANA afin qu’elle ne soit plus listée parmi les personnes à qui affecter les messages. Elle ne reçoit également aucun message dans son accès à la boite email partagée. Elle aura une boite propre à son retour, sans un historique qu’elle ne maitrise pas.

Le manager gère donc de façon flexible l’activité de son équipe, en fonction des plannings qui peuvent être complexes à gérer.

Aide à la réponse

Préparation de réponses chartées

Dans le cas de questions redondantes et qui ne nécessitent pas de personnalisation poussée, ou dans le cas de sujets pour lesquels vous souhaitez que la réponse soit chartée de façon précise, l’utilisation des réponses préenregistrées représente un gain de temps et d’efficacité indéniable.

C’est avec le bouton « Aide réponse » que les collaborateurs pourront trouver le template adéquat.

Ce catalogue de réponses est bien sûr personnalisable et structurable par thématique pour y retrouver aisément le bon sujet et sa réponse. Les thèmes sont classés dans des dossiers clairs pour une identification rapide de la bonne structure de réponse.

Accès à des réponses déjà envoyées

Dans le cas d’une situation complexe mais qui a déjà eu lieu, reprendre les éléments d’une réponse déjà faite est plus pertinent que l’utilisation d’un template.

Une recherche très simple par mot clé permet de retrouver des emails déjà envoyés pour en reprendre le texte dans le corps de l’email.

Cette recherche se fait dans l’ensemble des emails envoyés par l’équipe et pas uniquement par la personne elle-même. L’intelligence collective prend ici tout son sens.

Si vous souhaitez tester ces fonctionnalités pour votre équipe, faites votre demande d’essai gratuit ici.

Pourquoi protéger ses données ?

Souveraineté des données

Le magazine des Arts & Métiers édition mars 2022 a donné carte blanche à 2 experts : Frédéric Pierucci et Raynald Wauters. Ils y parlent de la protection des données, font le point sur les lois en vigueur, la façon dont elles s’appliquent et les conséquences pour les entreprises en France.

Nous vous faisons ci-dessous un résumé de l’article écrit par Raynald Wauters. Si vous voulez lire les 2 articles en entier, les PDF sont disponibles en bas de la page.

Cloud act : quelles conséquences pour les entreprises françaises ?

Le Congrès américain a voté une loi autorisant les États-Unis à saisir les données informatiques émises à l’étranger. Concrètement, toutes les données stockées sur des serveurs « cloud » de sociétés américaines, comme les messageries Google ou Office 365 peuvent être légalement obtenues par les agences de renseignement américaines. Et ce, même s’il s’agit d’entreprises basées en France (ou ailleurs dans le monde).

Le risque d’espionnage industriel est donc réel, et selon le domaine d’activité, il peut représenter un sujet majeur dans la stratégie d’une entreprise. Les risques légaux et financiers préoccupent beaucoup les DSI des sociétés du CAC 40 et du top 100.

Les alertes répétées de la CNIL

En juillet 2020, la cour de justice de l’Union Européenne a invalidé le « Privacy Shield » : la loi RGPD ne protège plus les entreprises européennes du transfert de données vers les Etats-Unis.

Depuis, la CNIL a alerté à plusieurs reprises les acteurs du secteur public notamment pour arrêter d’utiliser des outils type Google Docs, Google Analytics ou Office 365.

Les choses bougent lentement alors que, dans les faits, tout est déjà en place et que certains en ont déjà fait les frais…

Quelle solution ?

Afin de limiter tout risque pour leur business, les entreprises européennes doivent utiliser des outils européens. Garantir la souveraineté de ses données n’est plus un sujet à mettre en bas de sa « to do list ».

Une solution comme eMANA règle non seulement la question de la protection des données mais dépoussière aussi l’utilisation de messageries datées qui ne correspondent plus à l’usage actuel, notamment par les nouvelles générations.

Si la protection de vos données vous concerne, essayez eMANA gratuitement pour mesurer comment cela peut impacter votre business et votre charge mentale au quotidien. Rendez-vous ici.

Pour télécharger l’article de Raynald Wauters en PDF, c’est ici : Article Raynald Wauters Cybersécurité

Pour télécharger l’article de Frédéric Pierucci en PDF, c’est ici Article Frédéric Pierucci Commerce extérieur

Pour lire les article depuis le magazine, c’est ici : magazine Arts et Métiers Mars 2022

Le stress de prendre les bonnes décisions

Qualité de vie au travail

Plus le contexte est compliqué, la situation économique tendue, plus les dirigeants sont soumis au stress de la bonne décision au bon moment. Et pour prendre de bonnes décisions, il faut savoir analyser correctement les bonnes données. Nombreuses. Parfois trop.

Décider dans le contexte de l’imprévisible

En France, les dirigeants passent, en moyenne, 42 % de leur temps à prendre des décisions stratégiques (1). C’est leur rôle, ils sont là pour ça. Mais quid de ces 2 dernières années ? Clients bousculés et perdus, chaînes d’approvisionnement amputées, distribution chamboulée… : les conséquences sont aussi bien sur le produit, sur le prix que sur la stratégie en général.

Les décisions doivent donc être prises plus vite, avec moins de discussions au préalable. La situation est plus qu’inconfortable quoi que challengeante !

Retrouver la confiance

Constater que certaines décisions n’étaient pas les bonnes, être remis en question par certains : dans ce cas-là, c’est la confiance qui est ébranlée. Comment retrouver les bases qui permettent d’être plus serein et confiant ? En maitrisant la data. Avoir une vision claire et exhaustive de tout ce qui se passe dans l’entreprise est le meilleur moyen de prendre des décisions en confiance.

Mais le nombre de dirigeants qui déclarent que les données sont très importantes pour les décisions stratégiques est en augmentation de 30 % en comparaison à la situation prépandémie (1).

Problème : les outils utilisés dans les entreprises donnent des informations qui ne sont pas complètes ou qui ne donnent pas de réelle information clé sur le business. Souvent trop nombreux et pas à jour, ils n’aident pas correctement les dirigeants à piloter leur activité. Et cela se répercute dans les équipes : commerciaux, responsables marketing, opérationnels, la pression est aussi sur eux au quotidien.

Le vrai enjeu : exploiter TOUTES les données

77 % des directeurs marketing pensent que la crise sanitaire a mis en exergue l’importance des données dans la prise de décision (1). Ok, mais est ce que les outils permettent une interprétation correcte ? Rapide ? Fiable ?

A chacun de s’en assurer mais les études tendent à montrer que les dirigeants et managers n’ont pas le nécessaire pour mieux connecter avec leurs clients ou progresser sur leur marché.

Chez eMANA, on le répète : toutes les données sont présentes dans les emails. Les contacts clients, les contrats envoyés, la facturation : tout fait l’objet d’un email à un moment donné par un membre de l’équipe.

C’est sur ce constat que tout le système eMANA est conçu : l’IA avec ses capacités auto-apprenantes, extrait toutes les données comprises dans les mails pour les ranger de façon stratégique et pertinente pour chaque activité. Plus aucun email n’est perdu donc plus aucune data n’est pas prise en compte. Et ce, sans ajouter un outil supplémentaire à ce que vous avez déjà.

Et en bonus, toutes ces données peuvent s’afficher dans un tableau de bord qui permet de piloter absolument tout ce qui se passe en temps réel.

Et parce que nous savons que ces données ne sont pas forcément suffisantes, eMANA peut se connecter à un CRM ou un ERP pour que toutes les données se mettent à jour automatiquement : informations contacts, contenu des emails, pièces jointes, expéditeurs etc… Quel dirigeant n’a jamais rêvé de tirer enfin le maximum de son super/couteux CRM ou ERP ?

Plus le temps passe, mieux on comprend les retours des utilisateurs d’eMANA : la solution permet de mieux dormir la nuit.

Cette pression ressentie par les dirigeants est largement atténuée par tout ce qu’eMANA prend en charge automatiquement. Plus de stress, chacun se concentre sur son métier au sens propre. Et prendre des décisions avec sérénité.

(1) Source Treasure data – Fev 2022

Exploitez enfin entièrement vos outils métiers

Comment marche eMANA ?

Vous êtes directeur commercial ? Vous et votre équipe utilisez un CRM au quotidien ? Son potentiel est énorme pour vous aider à vous développer, c’est un fait. Mais est-ce qu’il est à jour ? On ne va pas se mentir, non il ne l’est pas.

C’est le vrai point faible de ces outils : devoir manuellement mettre à jour toutes les infos demande un temps considérable et n’a aucune valeur ajoutée pour les équipes.

La solution ? eMANA.

Parce qu’eMANA a compris que tout le business passe par email

eMANA n’est pas juste une messagerie intelligente. Mais parce que c’est le point de départ et la source de toutes les données qui vont vous intéresser, ça commence par là.

Toute la puissance d’eMANA réside dans le fait d’extraire toutes les données trouvées dans les mails. Non seulement les messages mais aussi toutes les informations du contact, les pièces jointes, les personnes en copie etc, sont classés dans un Drive appelé « Armoire ». Si vous voulez comprendre son fonctionnement en détails, c’est ici.

Mais ça ne s’arrête pas là. Tout ce qui est passé par email est donc exploitable ensuite pour tout autre fonction, même en dehors d’eMANA.

Votre CRM, votre ERP : eMANA l’alimente automatiquement

Que votre outil métier soit une licence ou un outil sur mesure, eMANA a possibilité de s’y brancher. Sans besoin d’une intervention technique compliquée, tout a été anticipé pour que les contraintes soient réduites au minimum.

Que se passe-t’il alors ? A chaque fois que vous recevez un mail, quand eMANA classe toutes les informations qu’il contient, il transfère tout dans votre CRM, en temps réel. Cela veut donc dire que vous pouvez oublier les heures à remplir manuellement les champs de votre outil avec oublis ou fautes potentielles. Cela veut dire aussi que vous voyez tout ce qui a été échangé avec ce contact, sans rien avoir à faire.

eMANA s’occupe de tout, même quand vous êtes absent, même pour des emails dont vous n’êtes pas en copie à partir du moment où vous avez déterminé que ça vous concerne. Pas besoin de rattraper un historique, eMANA travaille même quand vous dormez.

Et cela va encore plus loin

Parce que tous les échanges sont stockés automatiquement dans votre CRM, vous savez aussi ce qui a été fait, proposé, vendu à d’autres contacts de la même société cliente, à une société concurrente, il y a plusieurs mois ou années…

eMANA vous permet aussi d’écrire des mémos quand vous avez un échange téléphonique, et vous l’aurez deviné : cette info est transmise aussi dans votre CRM et complète tous les points de contact que vous avez eus avec chaque prospect. Vous savez qui dans votre équipe a effectué une action, donc impossible d’avoir un doute sur la personne en charge du suivi.

Vous avez devant les yeux toutes les données pour construire l’offre la plus précise et pertinente possible.

Imaginez le gain de temps, le gain en efficacité, la simplification de votre organisation et la vision plus claire de votre business.

Vous vous projetez déjà ? Demandez un essai gratuit d’un mois et goutez à la tranquillité d’esprit grâce à eMANA.