Une vue de l’activité en temps réel via la gestion des emails

Il existe beaucoup d’indicateurs qui permettent de suivre et analyser l’activité d’une entreprise ou d’une équipe. Chiffre d’affaires, taux de transformation, nombre de rendez-vous, nombre de devis : beaucoup d’outils existent et fonctionnent de façon plus ou moins efficace.

Mais si nous considérons que tout le business passe par les emails (et c’est le cas), mesurer l’activité par ce biais est très concret et plutôt pertinent. C’est ce que permet eMANA.

Une autre vue du business

Si les indicateurs classiques permettent une analyse macro, ils ne disent pas vraiment ce qui se passe au quotidien en terme d’échanges avec les clients.

Est ce que vous savez combien de fois un client pose une question par email ? Est ce que vos équipes les traitent systématiquement et rapidement ? Est ce que vous savez quels sont les thèmes abordés dans les emails ? Qu’est ce qui revient le plus ? Est ce qu’il y a des moments où il y a plus de sollicitations ? etc etc…

Les échanges par email avec vos clients sont révélateurs de votre business. Et la densité d’emails reçus et envoyés par vos équipes dit également beaucoup de la santé de votre activité.

eMANA permet de suivre toutes ces données en temps réel et d’avoir cette vue du business qui va donner une autre lecture.

A quoi ressemble le tableau de bord eMANA ?

Les données automatiquement extraites de l’activité sur eMANA sont affichées sous forme de graphiques simples et à la lecture immédiate.

En un coup d’oeil, vous voyez combien d’emails commerciaux sont en souffrance par exemple.

Ou vous pouvez voir si un client stoppe progressivement d’échanger avec vous, élément difficile à identifier en gérant le quotidien. eMANA vous permet d’avoir cette alerte et de prendre les décisions en fonction.

tableau de bord

Si vous souhaitez tester eMANA gratuitement pendant un mois, remplissez ce rapide formulaire d’essai. Nous vous accompagnerons dans la prise en main de l’outil.

Emilie LeCoguiecUne vue de l’activité en temps réel via la gestion des emails

Drive : de la belle promesse au beau foutoir

Il est bien loin le temps où nos fichiers étaient enregistrés sur un disque commun, existaient une unique fois pour tout le monde. Le temps où on ouvrait un fichier en « lecture seule » et on devait demander à notre collègue de le quitter. Le temps où les fichiers avaient des V2, V3 et plus encore…

Aujourd’hui, on travaille sur un Drive. A l’heure du partage de l’information, toutes les entreprises ont adopté ce mode de fonctionnement. Mais est-ce vraiment optimal ? Est ce que le gain temps / efficacité est réel ?

Partager les documents : idéal en théorie…

Le modèle des entreprises est plus horizontal qu’avant. Le fait de partager les documents de travail (à l’exception de ce qui est confidentiel) va de soi. Chacun s’attend à pouvoir trouver ce qu’il cherche « sur le Drive ».

Parce que chaque collaborateur a le réflexe d’utiliser « son » Drive au quotidien, théoriquement, c’est devenu possible : on pense pouvoir tout y trouver. Plus besoin de faire une demande par mail et d’attendre une réponse avec une pièce jointe. Une simple recherche de son côté doit faire apparaitre un document quel qu’il soit.

Donc théoriquement, oui, chacun gagne du temps. Tout parait très simple.

Si seulement…

…jusqu’à la réalité

Rechercher un document, ok. Mais selon quels critères ? Quels mots clés ? Tout dépend de la façon dont la personne a nommé son fichier. Dans un sous-dossier selon une arborescence précise ? Si la personne l’a rangé au bon endroit, bien sûr…

Quand un Drive est mis à disposition à toute une entreprise, chacun y a son accès personnel et s’organise selon sa propre logique. Même si une structure et une convention de nommage sont décidées, avec le temps, les bonnes pratiques s’effritent.

Nous l’avons tous vécu : le temps passé à chercher dans le Drive peut être conséquent. Les petites erreurs compliquent aussi les choses : un fichier déplacé, renommé ou supprimé, des droits donnés ou retirés…

Avouons aussi que nous pensons rarement à enregistrer les fichiers reçus par email sur le Drive, alors qu’ils seraient utiles à toute l’équipe.

Il existe également une conséquence à laquelle on ne pense pas assez : le lourd poids des fichiers stockés à différents endroits, dupliqués à chaque fois qu’ils sont transférés par email. La consommation de CO2 qui en résulte est immense.

La réalité de la gestion d’un Drive peut être très différente de la théorie. Et c’est finalement très humain.

L’armoire eMANA, une autre approche

Partager l’information est bien évidemment aujourd’hui indispensable et c’est sur cette base qu’eMANA repose en partie. Mais l’Electronic Man Assistant a également pour mission de gérer des tâches à notre place.

Avec eMANA, tout ce qu’on ne pense pas systématiquement à faire est réalisé automatiquement. Toutes les informations qui passent par email sont automatiquement triées, rangées et classées dans l’armoire : les échanges par email et les pièces jointes, à part.

L’arborescence créée est unique et commune à tous les collaborateurs. Elle est bien sûr personnalisée au départ pour coller à l’activité de l’entreprise, avec pour objectif de ne pas avoir une profondeur trop importante.

Il faut imaginer un assistant virtuel par personne, chaque assistant travaillant strictement de la même façon. Plus besoin d’essayer de comprendre les logiques de chacun, l’armoire eMANA regroupe absolument tout selon une arborescence qui ne bouge pas.

Cerise sur le gâteau : les pièces jointes n’existent qu’une seule et unique fois, même si elles sont dans plusieurs emails avec beaucoup de destinataires. eMANA reconnait un même document dans son trajet et ne le stocke qu’une fois. L’économie de CO2 atteint les 90%* avec cette méthode, ce qui est considérable.

Au delà de l’aspect organisationnel, la démarche eco-responsable incombe à chaque entreprise dans le monde d’aujourd’hui.

L’armoire eMANA est puissante et réalise bien d’autres tâches, nous avons détaillé son fonctionnement ici.

Si vous souhaitez tester eMANA gratuitement et voir de vous-même comment l’armoire peut changer votre quotidien, faites-nous une demande ici.

 * chiffre ADEME 2018

Emilie LeCoguiecDrive : de la belle promesse au beau foutoir

Gérer efficacement les boites email partagées

Vous êtes à la tête d’un service client, SAV ou qui centralise des flux de messages ? Vous utilisez une adresse email générique dont les messages doivent être traités par plusieurs personnes en simultané ?

La gestion de ces emails, surtout si le volume est important, peut être très compliquée et source d’erreurs pour votre business.

Il existe une solution pour automatiser la répartition de ces messages entrant et vous faire gagner du temps.

Répartition du flux d’emails

En fonction du volume et de l’expertise

Avec eMANA, tous les collaborateurs concernés ont bien sûr accès à l’adresse email générique. Une fois les messages arrivés dans cette bannette commune, la répartition entre les membres de l’équipe se fait simplement via le bouton « affecter ».

Au clic sur le bouton, le carnet de contact affiche la liste des collaborateurs à qui il est possible d’affecter le message. Il suffit de choisir celui qui est concerné. 

Le mail sélectionné n’apparait alors plus que dans la bannette du seul collaborateur à qui cet email a été affecté. 

Il est possible d’affecter un mail pour soi-même comme pour toute autre personne de l’équipe.

Plus de risque d’oubli, ni de doublon, où 2 collaborateurs auraient pu faire 2 réponses en parallèle, comme c’est possible avec Outlook/Office 365/Microsoft.

En fonction des absences

Dans le cas où une personne de l’équipe est absente, il est possible de paramétrer son profil eMANA afin qu’elle ne soit plus listée parmi les personnes à qui affecter les messages. Elle ne reçoit également aucun message dans son accès à la boite email partagée. Elle aura une boite propre à son retour, sans un historique qu’elle ne maitrise pas.

Le manager gère donc de façon flexible l’activité de son équipe, en fonction des plannings qui peuvent être complexes à gérer.

Aide à la réponse

Préparation de réponses chartées

Dans le cas de questions redondantes et qui ne nécessitent pas de personnalisation poussée, ou dans le cas de sujets pour lesquels vous souhaitez que la réponse soit chartée de façon précise, l’utilisation des réponses préenregistrées représente un gain de temps et d’efficacité indéniable.

C’est avec le bouton « Aide réponse » que les collaborateurs pourront trouver le template adéquat. 

Ce catalogue de réponses est bien sûr personnalisable et structurable par thématique pour y retrouver aisément le bon sujet et sa réponse. Les thèmes sont classés dans des dossiers clairs pour une identification rapide de la bonne structure de réponse.

Accès à des réponses déjà envoyées

Dans le cas d’une situation complexe mais qui a déjà eu lieu, reprendre les éléments d’une réponse déjà faite est plus pertinent que l’utilisation d’un template.

Une recherche très simple par mot clé permet de retrouver des emails déjà envoyés pour en reprendre le texte dans le corps de l’email. 

Cette recherche se fait dans l’ensemble des emails envoyés par l’équipe et pas uniquement par la personne elle-même. L’intelligence collective prend ici tout son sens.

Si vous souhaitez tester ces fonctionnalités pour votre équipe, faites votre demande d’essai gratuit ici.

Emilie LeCoguiecGérer efficacement les boites email partagées

Exploitez enfin entièrement vos outils métiers

Vous êtes directeur commercial ? Vous et votre équipe utilisez un CRM au quotidien ? Son potentiel est énorme pour vous aider à vous développer, c’est un fait. Mais est-ce qu’il est à jour ? On ne va pas se mentir, non il ne l’est pas.

C’est le vrai point faible de ces outils : devoir manuellement mettre à jour toutes les infos demande un temps considérable et n’a aucune valeur ajoutée pour les équipes.

La solution ? eMANA.

Parce qu’eMANA a compris que tout le business passe par email

eMANA n’est pas juste une messagerie intelligente. Mais parce que c’est le point de départ et la source de toutes les données qui vont vous intéresser, ça commence par là.

Toute la puissance d’eMANA réside dans le fait d’extraire toutes les données trouvées dans les mails. Non seulement les messages mais aussi toutes les informations du contact, les pièces jointes, les personnes en copie etc, sont classés dans un Drive appelé « Armoire ». Si vous voulez comprendre son fonctionnement en détails, c’est ici.

Mais ça ne s’arrête pas là. Tout ce qui est passé par email est donc exploitable ensuite pour tout autre fonction, même en dehors d’eMANA.

Votre CRM, votre ERP : eMANA l’alimente automatiquement

Que votre outil métier soit une licence ou un outil sur mesure, eMANA a possibilité de s’y brancher. Sans besoin d’une intervention technique compliquée, tout a été anticipé pour que les contraintes soient réduites au minimum.

Que se passe-t’il alors ? A chaque fois que vous recevez un mail, quand eMANA classe toutes les informations qu’il contient, il transfère tout dans votre CRM, en temps réel. Cela veut donc dire que vous pouvez oublier les heures à remplir manuellement les champs de votre outil avec oublis ou fautes potentielles. Cela veut dire aussi que vous voyez tout ce qui a été échangé avec ce contact, sans rien avoir à faire.

eMANA s’occupe de tout, même quand vous êtes absent, même pour des emails dont vous n’êtes pas en copie à partir du moment où vous avez déterminé que ça vous concerne. Pas besoin de rattraper un historique, eMANA travaille même quand vous dormez.

Et cela va encore plus loin

Parce que tous les échanges sont stockés automatiquement dans votre CRM, vous savez aussi ce qui a été fait, proposé, vendu à d’autres contacts de la même société cliente, à une société concurrente, il y a plusieurs mois ou années…

eMANA vous permet aussi d’écrire des mémos quand vous avez un échange téléphonique, et vous l’aurez deviné : cette info est transmise aussi dans votre CRM et complète tous les points de contact que vous avez eus avec chaque prospect. Vous savez qui dans votre équipe a effectué une action, donc impossible d’avoir un doute sur la personne en charge du suivi.

Vous avez devant les yeux toutes les données pour construire l’offre la plus précise et pertinente possible.

Imaginez le gain de temps, le gain en efficacité, la simplification de votre organisation et la vision plus claire de votre business.

Vous vous projetez déjà ? Demandez un essai gratuit d’un mois et goutez à la tranquillité d’esprit grâce à eMANA.

Emilie LeCoguiecExploitez enfin entièrement vos outils métiers

L’intelligence collective. Mais pas seulement le concept à la mode.

Travailler en équipe et en bonne intelligence fait partie des objectifs de tous les dirigeants. Au-delà de cette belle idée, la mise en pratique peut être plus complexe qu’il n’y parait. Comment ne pas perdre de temps à partager les informations, comment ne partager que les informations adéquates, comment faire en sorte d’avoir une vision globale de son activité?

Toutes ces questions trouvent leurs réponses dans un outil qui a pensé et anticipé les contraintes des dirigeants, des managers ou de toute personne qui n’a pas possibilité d’avoir l’oeil sur tout. Et simplifié la mise en oeuvre de cette intelligence collective.

L’armoire comme lieu de travail.

Quand votre espace eMANA est créé, vous décidez des collaborateurs avec lesquels vous travaillez au quotidien et avec lesquels vous avez besoin de partager les informations. Votre armoire sera organisée en fonction et vous y trouverez absolument tout. Si vous voulez tous les détails, c’est ici.

Prenons un exemple : vous êtes 4 collègues sur un même projet pour le client A. Une étagère « Client A » est créée dans l’armoire et vous êtes 4 à avoir accès à tous les emails et pièces jointes échangés et qui concernent le client A. Pas besoin de mettre les autres en copie ou de leur transférer quoi que ce soit. En vous rendant dans l’étagère « Client A », vous accédez à tous les emails, vous pouvez les rechercher par mot clé, de même pour les pièces jointes qui sont classées à part.

Et rien de cela ne nécessite une action des collaborateurs : c’est eMANA qui classe au bon endroit, automatiquement et instantanément. L’intelligence collective au travail, sans rien faire.

A partir de là, l’armoire devient votre Drive collectif et intelligent, l’endroit où vous pouvez tout trouver, tout visualiser. Tout, c’est à dire évidemment ce qui a été décidé collectivement d’être partagé.

Confidentialité oblige.

Partager les informations autour d’un projet ne veut pas dire tout partager. Chaque collaborateur garde confidentiels les échanges qui doivent l’être. Là aussi, eMANA prend en charge ce statut au niveau d’un contact, d’une société, d’un projet, d’un sujet…

A l’échelle du collaborateur, il existe une armoire personnelle qui n’appartient qu’à lui.

A l’échelle de l’entreprise, il existe une armoire collective dont les règles de partage ont été déterminées en amont.

Les limites sont donc clairement fixées. De cette façon, aucun risque de voir un échange au mauvais endroit ou devant des yeux trop curieux.

Ne transférez plus, affectez.

Intuitivement, partager un email veut dire le transférer. Mais en transférant un mail, on devient l’émetteur de l’email, on relaie l’information initiale au 2ème plan, on stocke une 2ème fois l’email et la pièce jointe 2 fois et donc on pollue 2 fois plus. Sans parler de l’archivage éventuel.

Oubliez cette vieille habitude.

Avec eMANA, affectez plutôt un email à la personne qui est concernée par le sujet. L’email change alors de boite de réception, n’existe qu’à cet endroit, avec les mêmes caractéristiques que lorsqu’il a été reçu. Pas de perte d’information, pas de manipulations pour retrouver l’expéditeur, pas de temps perdu.

Pilotage à vue

L’intelligence collective permet une organisation horizontale, virage que prend aujourd’hui la société. On passe de l’état « Je possède » à l’état « Je partage ».

Si toutes les informations sont partagées, s’il est facile de savoir si un mail a été répondu, si les informations ont été reçues et où se trouvent tous les échanges, un dirigeant peut piloter son activité sans avoir l’impression qu’il lui manque une partie des données.

Le dashboard arrive en complément : le nombre de mails par niveau d’urgence est affiché en temps réel, les temps de réponse aussi. Les 4 même collègues travaillant sur le même projet pour le client A vont vite réaliser quand le flux dérive ou comment dépanner celui qui s’est absenté, en toute intelligence avec la hiérarchie, bien sûr.

Ici, chacun est plus en maitrise, dirigeant comme salariés, pour évaluer le niveau d’activité versus les ressources qui y sont affectées.

Là encore, rien à faire, eMANA s’occupe de tout et affiche la synthèse que vous avez choisie.

Emilie LeCoguiecL’intelligence collective. Mais pas seulement le concept à la mode.

Comment se passe le test gratuit d’eMANA ?

Vous avez vu quels sont les avantages à fonctionner avec une solution comme eMANA mais vous voulez comprendre son utilisation de façon très concrète pour votre activité.

Nous vous proposons un essai gratuit d’un mois pendant lequel vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités, mais concrètement, que se passe-t’il ?

Vous gardez votre messagerie actuelle

En testant eMANA, votre messagerie n’est ni supprimée ni désactivée.

Lors du test, les 2 messageries existent en parallèle. Nous vous créons un espace eMANA dédié. Grâce aux accès « Identifiant + mot de passe » de votre messagerie, nous récupérons l’historique et transférons toutes les données dans eMANA. De cette manière, tout reste identique dans votre messagerie et elle continue à s’alimenter normalement.

En parallèle, eMANA collecte les nouveaux messages pendant tout le mois du test. Vous avez donc tout le loisir de voir comment eMANA fonctionne : où sont classées vos pièces jointes, comment faire des recherches au sein de vos emails, comment fonctionne le classement automatique, comment utiliser la fonction Armoire / Drive / GED selon comment vous voulez l’appeler !

Petit à petit, vous intégrez cette nouvelle logique. Ce temps nécessaire pour mesurer toute la puissance de l’outil et de l’armoire en particulier, chose qui n’existe pas dans votre messagerie de base.

Vous pouvez décider de ne pas continuer…

Même si nous pensons que vous ne pourrez plus vous passer d’eMANA une fois que vous l’aurez utilisée au quotidien, vous avez tout à fait le droit de ne pas prendre l’abonnement !

Dans ce cas, nous détruisons votre espace entièrement, aucune donnée vous appartenant n’est conservée et vous pouvez retourner à l’utilisation de votre messagerie. Aucun mail n’aura été perdu, il faut faudra juste le temps de classer les derniers manuellement dans vos dossiers.

Vous regretterez alors eMANA mais c’est un autre sujet 😉

… mais si vous décidez de poursuivre, le process est simple !

Une fois que vous avez pris en main eMANA, vous pouvez affiner toutes les règles pour vous et votre équipe. Il ne reste qu’à nous dire exactement comment vous voulez fonctionner et nous paramétrons votre espace pour que toutes les automatisations aillent dans ce sens.

Organisation documentaire, confidentialité, import des contacts, connexion avec votre CRM : tout est configuré pour que vous puissiez tout exploiter et mettre en place les bonnes pratiques avec votre équipe.

Notre support est là à chaque étape, depuis votre clic sur le bouton « essai gratuit » jusqu’à ce que vous recommandiez eMANA à tous vos contacts !

Si vous voulez faire le premier pas, c’est ici.

Emilie LeCoguiecComment se passe le test gratuit d’eMANA ?

L’armoire eMANA : une puissance insoupçonnée.

Vous lisez « eMANA range vos emails automatiquement » et vous vous dites « ok, mais moi aussi, je range mes mails dans des dossiers ».

Sauf qu’eMANA ne se contente pas de créer des dossiers et sous dossiers dans votre messagerie pour les y ranger. Non, c’est bien plus que ça.

Chez eMANA, l’espace Messagerie est l’endroit où vous voyez les mails qui correspondent à votre activité actuelle, ce qui se passe en ce moment dans votre business, votre projet, vos clients avec qui il y a de l’actualité…

Et derrière la messagerie, il y a une armoire. Et c’est là que se trouve tout l’intérêt et l’ingéniosité d’eMANA.

Reprendre les bases de l’organisation

Vous vous souvenez des bureaux avec des piles de courriers posés, et des bannettes pour les ranger ? Et derrière le bureau, se trouvait une grande armoire dans laquelle on mettait des dossiers suspendus définis selon l’organisation de l’entreprise.

Le courrier avait 3 états : reçu mais pas encore répondu, prospectus / publicités reçues et poubelle. Et une fois qu’un courrier était répondu, il était rangé dans son dossier suspendu.

Ce fonctionnement est repris dans eMANA : l’algorithme l’a retranscrit pour que ce rangement se fasse tout seul. Personne n’a besoin de prendre du temps pour ranger dans les dossiers, c’est eMANA qui le fait.

L’appliquer au fonctionnement actuel

Imaginez l’armoire comme votre Drive : il est intégré à votre messagerie et se construit au fur et à mesure que vous qualifiez les contacts suite à la réception de mails.

Dans l’armoire ne se trouve donc que ce qui a été qualifié, traité.

Et, comme tout ce qui concerne l’activité d’une entreprise passe par email, votre Drive comprend absolument TOUT sans que vous n’ayez enregistré les pièces jointes, créé des dossiers et rangé.

Et demandez-vous : est-ce que vous rangez systématiquement ce que vous recevez par email ? Est-ce que vous faites « enregistrer sous » pour chaque pièce jointe ?

Non… Et vous mettez un temps fou à les retrouver quand vous en avez besoin…

Une automatisation pas comme les autres

Vous voyez maintenant ce qu’eMANA fait pour vous ? L’armoire est un outil puissant parce qu’il contient toute la richesse de votre business, qu’il l’organise pour toute votre équipe et ce, sans que ça vous prenne une seconde.

Tous les contacts et leurs informations, toutes les sociétés avec lesquelles vous travaillez, tous les échanges par email, tous ce qui est contenu dans les emails : c’est rangé, classé dans l’armoire, avec la même logique pour toute l’entreprise.

Vous imaginez maintenant le temps gagné ? Quel que soit ce que vous recherchez (contact, email, pièce jointe, date de rendez-vous…), entrez un mot clé dans le champ de recherche et c’est trouvé !

L’intégralité des contenus échangés est pris en compte pour le résultat de recherche, il est impossible de perdre quoi que ce soit.

Des dires de ceux qui ont essayé : même si on y va « juste pour essayer », une fois qu’on a eMANA, on ne peut plus s’en passer.

Envie de faire partie de ceux-là ? Faites un test gratuit d’un mois.

Emilie LeCoguiecL’armoire eMANA : une puissance insoupçonnée.