L’email, à la racine du stress au travail

La qualité de vie au travail est un vrai sujet depuis quelques années. Quand bien-être rime avec efficacité, tous les aspects des conditions de travail des salariés sont scrutés pour être optimisés. Bureaux, pauses, sentiment d’implication, droit à l’erreur, management plus collaboratif : beaucoup de choses tendent à s’améliorer.

Il existe pourtant une chose pour laquelle les solutions mises en place ne sont pas efficaces et qui est une source de stress considérable : l’email. Et si la solution ne se trouvait pas dans la façon d’utiliser les messageries mais dans les messageries elles-mêmes ?

L’email, compagnon et tyran du quotidien

Les messageries classiques n’ont pratiquement pas évolué depuis leur création. Pourtant, toutes les conditions autour ont entièrement muté. Imaginez un bureau il y a 20 ans et comparez le même aujourd’hui. Vous ne trouverez pas grand chose d’identique, à part l’email comme moyen de communication.

Tous les outils apparus ces dernières années sont collaboratifs. Sauf la messagerie. Toutes les solutions mises en place pour améliorer la qualité de vie au travail mettent l’horizontalité en avant. Sauf la messagerie.

Elle est devenue aussi indispensable que source de stress. Une dichotomie d’autant plus difficile à gérer au quotidien.

Toujours plus

Plus les années passent et plus le flux d’informations augmente. Si le volume était la seule problématique, elle pourrait se gérer. Mais il faut aussi répondre vite, répondre bien, répondre à tout moment.

L’email, même s’il est un outil de communication, est aussi une distraction. Les emails reçus alors que le salarié est en train de travailler sur sa mission principale, baissent son niveau de concentration. Et les injonctions inhérentes à la rapidité de réponse mettent un stress immédiat qui l’éloigne de son niveau d’efficacité.

Alors, la solution serait de supprimer toute notification pour ne pas être distrait. Mais notre relation aux emails est plus compliquée que ça. Parce qu’ils sont devenus si importants, ne pas pouvoir consulter ses emails peut aussi être une source de stress. Etre coupé d’un flux d’échanges peut induire un manque.

Contradictoire avec tout ce qui est dit plus haut ? Oui.

La solution se trouve dans la messagerie elle-même

Parce qu’on ne peut pas demander aux salariés de résoudre eux-mêmes les problèmes liés au stress, la solution doit se trouver dans l’outil qu’ils utilisent. Et avec l’adoption de l’outil, doit venir un ajustement d’organisation. Parce que concevoir tous les échanges, les partages et la définition même d’un email n’est pas uniquement une question de fonctionnalité.

Avec eMANA, c’est un nouveau paradigme qui est mis en place. On passe de « je possède » à « je partage ». On envoie et on reçoit moins de mails, on n’est plus en copie pour des informations non utiles, on n’a plus besoin de ranger ses emails, on ne perd pas de temps à chercher des emails ou pièces jointes… Les avantages sont nombreux et tous vont dans le même sens : se recentrer sur sa mission première et diminuer drastiquement le stress au quotidien.

Après un bref temps d’adaptation nécessaire, les effets bénéfiques sont aussi divers que nombreux.

Si vous voulez faire partie de ceux qui ont une belle vie avec les emails, essayez eMANA gratuitement.

Emilie LeCoguiecL’email, à la racine du stress au travail

L’avenir de l’email est collaboratif

Les emails sont indispensables dans les entreprises aujourd’hui mais les études montrent qu’ils commencent à faire perdre du temps et de la productivité à leurs utilisateurs. N’ayant pas évolué depuis plus de 15 ans (?!), leur modèle crée des silos et ne permettent pas de pratiquer l’intelligence collective.

La transformation digitale nécessite des outils modernes avec une approche collaborative. Pour la communication interne comme externe, le partage de l’information est clé pour que les collaborateurs montent en compétences, que les projets soient plus fluides et que la rentabilité soit au rendez-vous.

Les effets du collaboratif sur la qualité de vie au travail

Quand une équipe travaille en réelle intelligence collective, les liens entre ses membres sont plus solides. Partager une information, les avancées d’un projet et constater que les mises en commun font gagner en efficacité n’ont que des impacts positifs sur la qualité de vie au travail. Chaque collaborateur est mis en avant pour ses résultats individuels mais aussi d’équipe. Et la valorisation d’un groupe ne peut que se refléter sur son propre travail. 

Concrètement également, le temps gagné à ne pas chercher les informations, ne plus faire suivre les emails, ne plus relancer pour avoir une réponse, à se demander si les personnes ont reçu l’information ou sont passées à côté est considérable (d’autant plus avec le télétravail, les vacances ou week-ends prolongés). Et travailler sans le stress de savoir si tout le travail fait est bien classé et organisé est un poids important qui s’envole. Il faut le vivre pour prendre conscience de ce que cela représente au quotidien.

Les effets du collaboratif sur la productivité au travail

Une étude a montré que les personnes qui travaillent en intelligence collective y voient encore plus de bénéfices en terme de productivité qu’en terme de gain de temps. Les deux sont bien sûr liés mais il est évident que le partage de l’information permet d’avancer plus vite et mieux sur un projet. Moins de réunions, moins de redites, un accès à l’information qui permet une compréhension immédiate : tout cela rend chaque membre de l’équipe plus efficace dans son rôle.

C’est également vrai pour la gestion de la relation client. Avoir l’historique de tout ce qui a été dit, promis, vendu aux clients/consommateurs, permet d’apporter des réponses plus précises, plus claires et cohérentes. Vous imaginez à quel point ils savent l’apprécier.

Le mode collaboratif promet de devenir celui du futur. Il faut par conséquent que cela devienne une réelle culture au sein des entreprises. Nous utilisons tous des outils collaboratifs dans nos vies privées, alors pourquoi ne pas étendre ce mode de fonctionnement à la sphère professionnelle ?

Si vous voulez savoir à quoi ce nouveau monde peut ressembler, essayez eMANA gratuitement pendant un mois et faites-nous vos retours.

Emilie LeCoguiecL’avenir de l’email est collaboratif

Le stress de prendre les bonnes décisions

Plus le contexte est compliqué, la situation économique tendue, plus les dirigeants sont soumis au stress de la bonne décision au bon moment. Et pour prendre de bonnes décisions, il faut savoir analyser correctement les bonnes données. Nombreuses. Parfois trop.

Décider dans le contexte de l’imprévisible

En France, les dirigeants passent, en moyenne, 42 % de leur temps à prendre des décisions stratégiques (1). C’est leur rôle, ils sont là pour ça. Mais quid de ces 2 dernières années ? Clients bousculés et perdus, chaînes d’approvisionnement amputées, distribution chamboulée… : les conséquences sont aussi bien sur le produit, sur le prix que sur la stratégie en général.

Les décisions doivent donc être prises plus vite, avec moins de discussions au préalable. La situation est plus qu’inconfortable quoi que challengeante !

Retrouver la confiance

Constater que certaines décisions n’étaient pas les bonnes, être remis en question par certains : dans ce cas-là, c’est la confiance qui est ébranlée. Comment retrouver les bases qui permettent d’être plus serein et confiant ? En maitrisant la data. Avoir une vision claire et exhaustive de tout ce qui se passe dans l’entreprise est le meilleur moyen de prendre des décisions en confiance.

Mais le nombre de dirigeants qui déclarent que les données sont très importantes pour les décisions stratégiques est en augmentation de 30 % en comparaison à la situation prépandémie (1). 

Problème : les outils utilisés dans les entreprises donnent des informations qui ne sont pas complètes ou qui ne donnent pas de réelle information clé sur le business. Souvent trop nombreux et pas à jour, ils n’aident pas correctement les dirigeants à piloter leur activité. Et cela se répercute dans les équipes : commerciaux, responsables marketing, opérationnels, la pression est aussi sur eux au quotidien. 

Le vrai enjeu : exploiter TOUTES les données

77 % des directeurs marketing pensent que la crise sanitaire a mis en exergue l’importance des données dans la prise de décision (1). Ok, mais est ce que les outils permettent une interprétation correcte ? Rapide ? Fiable ?

A chacun de s’en assurer mais les études tendent à montrer que les dirigeants et managers n’ont pas le nécessaire pour mieux connecter avec leurs clients ou progresser sur leur marché.

Chez eMANA, on le répète : toutes les données sont présentes dans les emails. Les contacts clients, les contrats envoyés, la facturation : tout fait l’objet d’un email à un moment donné par un membre de l’équipe. 

C’est sur ce constat que tout le système eMANA est conçu : l’IA avec ses capacités auto-apprenantes, extrait toutes les données comprises dans les mails pour les ranger de façon stratégique et pertinente pour chaque activité. Plus aucun email n’est perdu donc plus aucune data n’est pas prise en compte. Et ce, sans ajouter un outil supplémentaire à ce que vous avez déjà.

Et en bonus, toutes ces données peuvent s’afficher dans un tableau de bord qui permet de piloter absolument tout ce qui se passe en temps réel.

Et parce que nous savons que ces données ne sont pas forcément suffisantes, eMANA peut se connecter à un CRM ou un ERP pour que toutes les données se mettent à jour automatiquement : informations contacts, contenu des emails, pièces jointes, expéditeurs etc… Quel dirigeant n’a jamais rêvé de tirer enfin le maximum de son super/couteux CRM ou ERP ?

Plus le temps passe, mieux on comprend les retours des utilisateurs d’eMANA : la solution permet de mieux dormir la nuit. 

Cette pression ressentie par les dirigeants est largement atténuée par tout ce qu’eMANA prend en charge automatiquement. Plus de stress, chacun se concentre sur son métier au sens propre. Et prendre des décisions avec sérénité.

 

(1) Source Treasure data – Fev 2022

Emilie LeCoguiecLe stress de prendre les bonnes décisions

Confinement : Télétravail avec eMana gratuit

Mon cher réseau,

Mesure de solidarité envers les entreprises : eMANA gratuit le temps du confinement pour assurer la continuité de votre activité en TÉLÉTRAVAIL.

Situation d'exception, mesure d'exception !

Nous sommes tous touchés, dans nos vies privées comme dans nos vies d’entrepreneurs, par la même incertitude inquiétante : avancer dans l’inconnu. Deux champs de bataille se confrontent face à cette situation inédite. À la crise sanitaire se rajoute une crise d’ordre économique. Le climat actuel impose des changements de paradigme. En effet, cette situation nouvelle nous contraint à redéfinir nos fondamentaux, et instaurer de nouvelles règles. Car il est bel et bien question d’adaptation pour durer. S’adapter, faire front dans l’union, se serrer les coudes, se réorganiser, sont autant de comportements pour Agir et Vaincre !

Alors comment assurer le fonctionnement de nos entreprises le temps de cette pandémie ? Comment se repositionner pour décider et agir ? À mon échelle, j’entreprends d’apporter une solution à l’équation : « directives de confinement et continuité d’activité ». Il en résulte ma décision :

TÉLÉTRAVAIL AVEC eMANA GRATUIT LE TEMPS DU CONFINEMENT 
(Offre valable pour les 200 premières entreprises et limitée à 5 nouveaux utilisateurs par société)

2 conditions au bon fonctionnement du télétravail :

  1) Garder la synergie relationnelle entre chaque personne de son équipe, assurée par les moyens de communication rapides (téléphone, visio ou messagerie instantanée).

 2) Échange des connaissances par le partage des documents, condition essentielle pour travailler ensemble à distance, assurée par eMana.

Pourquoi eMana ?

Notre mission est de positionner l’humain en premier plan avec l’ambition d’améliorer sa qualité de vie au travail. eMANA se charge pour vous des tâches pénibles. Nous avons conçu eMana pour aider à structurer le travail collaboratif, et le travail à distanceÀ partir de vos eMails, eMana construit votre armoire personnelle, et constitue automatiquement une armoire commune à l’entreprise. 
Notre messagerie intelligente se synchronise avec votre boîte mail, intercepte tous vos mails reçus et émis, les classe automatiquement et surtout range les documents associés. 

Exemple : pour une PME déployée semaine dernière, eMana a automatiquement classé 71 000 documents répartis dans 538 affaires, 15 ans d’historique rangés en 48h.
Les collaborateurs sont prêts pour le télétravail et l’accès partagé aux documents dont ils ont besoin, même en l’absence de certains collaborateurs.

Nous pouvons vous offrir eMANA en moins de 24H, la mise en service est simple. Si vous ne souhaitez plus notre messagerie intelligente en fin de pandémie, eMANA se débranche aussi vite qu’il se branche.

Note : RGPD respectée et stockage sur des serveurs hautement sécurisés.

Je suis heureux de m’associer, à ma façon, aux forces vives de nos volontés individuelles et collectives. Créons ensemble, dans un élan d’énergie positive, la dynamique d’un cercle vertueux aux services de tous.
Prenez soin de vous, prenez soin de vos proches.
Je finirai en saluant le mérite des vrais héros : nos « blouses blanches » Grande empathie pour leur dévouement et leur professionnalisme.

Raynald Wauters, fondateur d’eMANA.

eManaConfinement : Télétravail avec eMana gratuit