Team eMANA : portrait de Jérémie

Continuons les portraits des membres de l’équipe eMANA et une vue privilégiée sur les coulisses et le fonctionnement derrière la solution. Retrouvez celui de Théo ici si vous ne l’avez pas lu.

Au tour de Jérémie, 32 ans, en charge de former et d’accompagner les nouveaux clients eMANA.

Quel a été ton parcours avant d’arriver dans l’équipe eMANA ?

Je suis diplômé d’un double cursus : technique avec un DUT mécanique et commercial avec une école de commerce. Cela m’a permis de m’orienter vers des métiers qui requièrent ces deux compétences.

J’ai d’abord exercé en tant que technico commercial dans l’industrie pétrochimique, puis de refroidissement avant d’arriver chez eMANA.

Quelle a été ta première réaction en découvrant la solution eMANA ?

J’ai trouvé l’idée pertinente dans la mesure où le postula de base est plutôt simple mais correspond à des tâches très chronophages. Avec les outils classiques, tout le monde classe et range ses emails (quand il a le temps) mais le fait d’automatiser ce classement est un vrai plus au quotidien.

Additionné à ça, le fait que tous les utilisateurs aient la même méthode de classement apporte un réel avantage pour l’entreprise dans son entier. L’accès à l’historique par client et par société change aussi la donne.

Qu’est-ce qui a fait tilt par la suite ?

J’ai pu voir aussi la puissance de l’outil en terme de gouvernance. eMANA apporte une grande quantités de KPIs qu’on ne trouve pas ailleurs. Cela donne d’énormes possibilités de monitorer l’activité : le nombre de mails reçus par client, le nombre de mails répondus, en attente, etc…

C’est un angle différent mais très pertinent pour bien connaitre la santé d’une entreprise.

Quel est ton rôle dans l’équipe ?

Dans le cadre de l’essai de 4 semaines offert, je m’occupe d’animer et de former les « prospects » eMANA. Je paramètre les nouveaux comptes pur que cela convienne à leur activité et dans le but que ces nouveaux utilisateurs prennent en main l’outil.

Le but est qu’ils en voient tous les avantages et se rendent compte de l’efficacité de la solution dans leur mission au quotidien.

As-tu une anecdote à partager ?

Plus qu’une anecdote, c’est une réaction commune à une majorité de nouveaux utilisateurs. Une fois qu’ils ont pris en main eMANA, ils voient que leurs emails sont classés : le premier rôle de l’outil. Mais ensuite, après quelques jours/semaines, ils se rendent compte du changement que cela apporte à leur quotidien, du temps gagné, du soulagement de ne pas avoir à faire toutes les actions sans grande valeur ajoutée.

C’est une réaction qui concerne plus leur qualité de vie au travail que la pure technique. Et de mon côté, c’est plutôt satisfaisant à constater !

Comment vois-tu évoluer eMANA ?

Il se passe beaucoup de choses côté développement en ce moment. eMANA va gagner en efficacité et rapidité d’utilisation.

A moyen terme, eMANA va pouvoir étendre son environnement avec des outils additionnels qui viendront s’ajouter à l’outil de base dans le but combler tous les besoins des utilisateurs.

Je vois eMANA prendre une belle part de marché sur celui des emails en France dans les mois et années à venir !

Comment présentes-tu eMANA à tes proches quand tu parles de ton job ?

Je trouve finalement assez simple vu que je dois former les clients au quotidien 😉

Je leur dis : eMANA un webmail qui ressemble à un webmail standard sauf qu’en plus il y a un classement automatique des emails par contact, par société avec un Drive relié à chaque contact qui regroupe tous les mails et les pièces jointes échangés.

Le plus est la partie collaborative dans laquelle certains emails sont partagés avec les collaborateurs en cas d’absence ou de besoin sur un projet précis.

 

Si vous souhaitez bénéficier de l’essai gratuit et que Jérémie vous accompagne dans vos premiers pas, vous trouverez le formulaire ici.

Emilie LeCoguiecTeam eMANA : portrait de Jérémie

Votre messagerie pollue mais vous y pouvez quelque chose

L’arrivée du digital partout dans nos vies a eu pour conséquences la réduction des quantités de papier utilisées. Mais la consommation de CO² n’a pour autant pas diminué. Au contraire, elle est devenue invisible ou presque. Nos activités en ligne consomment énormément d’énergie et l’envoi d’emails ne fait pas exception. Pourtant, aucun d’entre nous n’y pense vraiment quand il envoie un email. C’est facile, rapide. Mais sur le total de tous les emails envoyés, c’est bel et bien là. Vos messageries polluent et vous pouvez agir.

Calculez combien de CO² vous émettez en envoyant des mails

Selon Carbon Literacy Project, un e-mail sans pièce jointe génère environ 4g de CO².  Avec une pièce jointe volumineuse, cela monte à 50g. On peut considérer que chacun reçoit en moyenne 39 emails par jour et à cela il faut ajouter le nombre d’emails stockés dans les boites qui sont entre 10 000 et 50 000 par personne. Les milliers de km parcourus vers les serveurs situés aux Etats Unis ajoutés au transit via des serveurs ou routeurs qui, eux-mêmes, consomment de l’énergie : la consommation atteint des sommets comparables aux industries les plus polluantes. Notre emprunte carbone est très élevée sans même nous lever de notre chaise.

Avez-vous déjà eu la curiosité de savoir ce que cela représente pour vous ? Faites le calcul avec le nombre de d’emails que vous avez en boite et ceux que vous recevez tous les jours. Et mettez ça à l’échelle de votre entreprise. Ensuite comparez aux 20kg de CO² que vous consommez quand vous faites 100 km en voiture. Tout ça devient plus concret. Et effrayant, non ?

Il existe heureusement des solutions pour réduire cette consommation, sans avoir à faire des heures de nettoyage de boite mail.

Comment eMANA réduit drastiquement le problème ?

En commençant par avoir des serveurs en France, le sujet de la distance à parcourir et des transits n’en est plus un. Et c’est le cas d’eMANA. Pour des raisons de souveraineté des données d’abord, mais aussi par souci du respect de l’environnement, les datacenters sont situés en France et avec un niveau de sécurité maximum.

Ensuite, la conception même d’eMANA permet de réduire de 90% la consommation de CO². La gestion collaborative des emails réduit naturellement le nombre d’emails que chacun reçoit : le travail en équipe permet de ne pas avoir à mettre les personnes en copie pour qu’elles aient accès aux échanges.

Et le plus important : les pièces jointes ne sont stockées qu’une seule et unique fois. Même si l’email et sa pièce jointe sont transférés à plusieurs personnes, eMANA détecte qu’il s’agit du même fichier et ne le duplique pas. Nul part. Cette fonctionnalité est considérable dans la réduction de consommation d’énergie. En plus d’être un vrai gain de temps au quotidien.

Maintenant que vous avez constaté votre consommation personnelle de CO² et celle de votre entreprise au global, testez eMANA et alliez gain de temps et protection de l’environnement !

Emilie LeCoguiecVotre messagerie pollue mais vous y pouvez quelque chose

Une vue de l’activité en temps réel via la gestion des emails

Il existe beaucoup d’indicateurs qui permettent de suivre et analyser l’activité d’une entreprise ou d’une équipe. Chiffre d’affaires, taux de transformation, nombre de rendez-vous, nombre de devis : beaucoup d’outils existent et fonctionnent de façon plus ou moins efficace.

Mais si nous considérons que tout le business passe par les emails (et c’est le cas), mesurer l’activité par ce biais est très concret et plutôt pertinent. C’est ce que permet eMANA.

Une autre vue du business

Si les indicateurs classiques permettent une analyse macro, ils ne disent pas vraiment ce qui se passe au quotidien en terme d’échanges avec les clients.

Est ce que vous savez combien de fois un client pose une question par email ? Est ce que vos équipes les traitent systématiquement et rapidement ? Est ce que vous savez quels sont les thèmes abordés dans les emails ? Qu’est ce qui revient le plus ? Est ce qu’il y a des moments où il y a plus de sollicitations ? etc etc…

Les échanges par email avec vos clients sont révélateurs de votre business. Et la densité d’emails reçus et envoyés par vos équipes dit également beaucoup de la santé de votre activité.

eMANA permet de suivre toutes ces données en temps réel et d’avoir cette vue du business qui va donner une autre lecture.

A quoi ressemble le tableau de bord eMANA ?

Les données automatiquement extraites de l’activité sur eMANA sont affichées sous forme de graphiques simples et à la lecture immédiate.

En un coup d’oeil, vous voyez combien d’emails commerciaux sont en souffrance par exemple.

Ou vous pouvez voir si un client stoppe progressivement d’échanger avec vous, élément difficile à identifier en gérant le quotidien. eMANA vous permet d’avoir cette alerte et de prendre les décisions en fonction.

tableau de bord

Si vous souhaitez tester eMANA gratuitement pendant un mois, remplissez ce rapide formulaire d’essai. Nous vous accompagnerons dans la prise en main de l’outil.

Emilie LeCoguiecUne vue de l’activité en temps réel via la gestion des emails

Drive : de la belle promesse au beau foutoir

Il est bien loin le temps où nos fichiers étaient enregistrés sur un disque commun, existaient une unique fois pour tout le monde. Le temps où on ouvrait un fichier en « lecture seule » et on devait demander à notre collègue de le quitter. Le temps où les fichiers avaient des V2, V3 et plus encore…

Aujourd’hui, on travaille sur un Drive. A l’heure du partage de l’information, toutes les entreprises ont adopté ce mode de fonctionnement. Mais est-ce vraiment optimal ? Est ce que le gain temps / efficacité est réel ?

Partager les documents : idéal en théorie…

Le modèle des entreprises est plus horizontal qu’avant. Le fait de partager les documents de travail (à l’exception de ce qui est confidentiel) va de soi. Chacun s’attend à pouvoir trouver ce qu’il cherche « sur le Drive ».

Parce que chaque collaborateur a le réflexe d’utiliser « son » Drive au quotidien, théoriquement, c’est devenu possible : on pense pouvoir tout y trouver. Plus besoin de faire une demande par mail et d’attendre une réponse avec une pièce jointe. Une simple recherche de son côté doit faire apparaitre un document quel qu’il soit.

Donc théoriquement, oui, chacun gagne du temps. Tout parait très simple.

Si seulement…

…jusqu’à la réalité

Rechercher un document, ok. Mais selon quels critères ? Quels mots clés ? Tout dépend de la façon dont la personne a nommé son fichier. Dans un sous-dossier selon une arborescence précise ? Si la personne l’a rangé au bon endroit, bien sûr…

Quand un Drive est mis à disposition à toute une entreprise, chacun y a son accès personnel et s’organise selon sa propre logique. Même si une structure et une convention de nommage sont décidées, avec le temps, les bonnes pratiques s’effritent.

Nous l’avons tous vécu : le temps passé à chercher dans le Drive peut être conséquent. Les petites erreurs compliquent aussi les choses : un fichier déplacé, renommé ou supprimé, des droits donnés ou retirés…

Avouons aussi que nous pensons rarement à enregistrer les fichiers reçus par email sur le Drive, alors qu’ils seraient utiles à toute l’équipe.

Il existe également une conséquence à laquelle on ne pense pas assez : le lourd poids des fichiers stockés à différents endroits, dupliqués à chaque fois qu’ils sont transférés par email. La consommation de CO2 qui en résulte est immense.

La réalité de la gestion d’un Drive peut être très différente de la théorie. Et c’est finalement très humain.

L’armoire eMANA, une autre approche

Partager l’information est bien évidemment aujourd’hui indispensable et c’est sur cette base qu’eMANA repose en partie. Mais l’Electronic Man Assistant a également pour mission de gérer des tâches à notre place.

Avec eMANA, tout ce qu’on ne pense pas systématiquement à faire est réalisé automatiquement. Toutes les informations qui passent par email sont automatiquement triées, rangées et classées dans l’armoire : les échanges par email et les pièces jointes, à part.

L’arborescence créée est unique et commune à tous les collaborateurs. Elle est bien sûr personnalisée au départ pour coller à l’activité de l’entreprise, avec pour objectif de ne pas avoir une profondeur trop importante.

Il faut imaginer un assistant virtuel par personne, chaque assistant travaillant strictement de la même façon. Plus besoin d’essayer de comprendre les logiques de chacun, l’armoire eMANA regroupe absolument tout selon une arborescence qui ne bouge pas.

Cerise sur le gâteau : les pièces jointes n’existent qu’une seule et unique fois, même si elles sont dans plusieurs emails avec beaucoup de destinataires. eMANA reconnait un même document dans son trajet et ne le stocke qu’une fois. L’économie de CO2 atteint les 90%* avec cette méthode, ce qui est considérable.

Au delà de l’aspect organisationnel, la démarche eco-responsable incombe à chaque entreprise dans le monde d’aujourd’hui.

L’armoire eMANA est puissante et réalise bien d’autres tâches, nous avons détaillé son fonctionnement ici.

Si vous souhaitez tester eMANA gratuitement et voir de vous-même comment l’armoire peut changer votre quotidien, faites-nous une demande ici.

 * chiffre ADEME 2018

Emilie LeCoguiecDrive : de la belle promesse au beau foutoir

La presse parle d’eMANA

Raynald Wauters a accordé une interview au magazine Pole Actu en novembre 2021 pour présenter la solution eMANA.

Expliquer le concept eMANA

Messagerie intelligente et collaborative, souveraineté des données, Drive intégré : Raynald Wauters détaille toutes les fonctionnalités d’eMANA sur la base du constat suivant : tout le business d’une entreprise passe par les emails.

L’organisation documentaire devient indispensable pour les dirigeants qui veulent avoir une vision claire et complète de leur activité. eMANA est conçu pour leur tranquillité d’esprit mais aussi pour le bien être de toutes les équipes. C’est une heure par jour gagnée pour chaque personne qui utilise eMANA.

Le télétravail a rebattu les cartes en ce qui concerne l’organisation globale des entreprises. L’accès à distance des informations a mis en exergue l’importance de la sécurité des données. C’est un composant essentiel de la construction d’eMANA qui garantit la souveraineté totale des données pour leurs propriétaires.

Les projets eMANA

Sans en dévoiler les détails, Raynald Wauters a évoqué les projets sur lesquels l’équipe travaille. Nouveau design, amélioration des performances, puissance du Drive : tout cela sera prochainement révélé.

Il faut s’attendre à des évolutions importantes pour les mois à venir. Ce que prépare eMANA représente une avancée majeure pour les entreprises qui l’utilisent et toutes celles qui sont sur le point de découvrir l’outil.

Encore un peu de patience !

Essayer est toujours mieux que parler

Décrire tout ce qu’eMANA est capable de faire peut paraitre abstrait. Le mieux est de faire un essai gratuit et de se rendre compte de toute la puissance derrière les mots.

C’est simple et rapide, ça n’engage à rien d’autre que de découvrir comment gagner une heure par jour alors pourquoi ne pas faire le choix de la tranquillité d’esprit ?

Demandez votre essai ici.

 

L’article est à retrouver en intégralité ci-dessous :

article eMANA

Emilie LeCoguiecLa presse parle d’eMANA