La plupart des commerciaux ont des outils pour les aider à rentabiliser au mieux leur temps afin de créer du Business. Parmi ces outils, le CRM. Plus ou moins puissant. Plus ou moins exploité.
Dans les entreprises, on entend régulièrement « Je n’ai pas eu le temps de remplir le CRM » ou « Pourquoi le CRM n’est pas à jour? ». Même si l’utilité de l’outil est reconnue, y compris pour de nombreux employés en aval du processus de vente, la difficulté réside dans l’affectation de ce « temps administratif » à y consacrer sans qu’il pénalise toute opportunité à transformer les prospects en clients.
L’idéal serait que la partie « remplissage » se fasse toute seule…
Les contraintes liées à l’outil
Le contenu d’un CRM représente les opportunités commerciales et par conséquent les tâches à effectuer pour transformer ces opportunités.
Les contacts peuvent arriver de différents canaux : rendez-vous physiques, fiches LinkedIn, recommandations et beaucoup par email. De là, les commerciaux ont des informations sur le prospects : nom, prénom, entreprise, email, n° de téléphone, adresse physique et autre notes. Les étapes suivantes pourraient se résumer à une suite de tâches datées : appel téléphonique, envoi de document, proposition de rendez-vous…
Remplir un CRM revient à renseigner entre 10 et 50 champs dans le logiciel. Et ce, pour la grande majorité des équipes, de façon manuelle.
Facile de comprendre alors que les commerciaux ne se précipitent pas sur cette tâche quand ils peuvent exercer le coeur de leur métier à la place.
Les contraintes peuvent aussi venir de la maitrise de l’outil, son paramétrage et de son interfaçage avec les autres outils métier de l’entreprise. Mais avec le choix d’un outil complet et adapté, ces contraintes peuvent être contenues.
Limiter ces contraintes humaines
Un dirigeant peut faire le calcul rapidement : combien de temps passe chacun de ses commerciaux à remplir les champs de son CRM (tâche sans valeur ajoutée) ? Si ce temps est uniquement d’1 heure par semaine par commercial, derrière il est facile de transformer ce temps en business manqué pour l’entreprise. Et frustrant de s’en rendre compte.
La solution réside dans un lien direct entre les informations entrantes et les formulaires du CRM. C’est là que la technique intervient mais pas que. La source elle-même doit être identifiée et pouvoir être connectée à l’outil.
C’est le cas d’eMANA. Notre messagerie intelligente range déjà les informations dans son armoire : nom, prénom, société, email, téléphone etc…mais aussi, grâce à son IA, les factures, les devis, les bons de commandes, les avenants. Et ce, automatiquement.
C’est naturellement que le lien avec des outils tiers a été pensé et conçu. Une API peut connecter eMANA et le CRM de l’entreprise pour que toutes les informations clés contenues dans les emails remplissent automatiquement les champs du CRM et fassent gagner un temps certain à l’équipe commerciale. Sans parler du stress en moins lié au retard pris dans le remplissage.
Chaque CRM ayant ses spécificités techniques, le développement de l’API ad hoc nécessite un délai. Mais une fois le lien fait, à chaque email de prospect ou client reçu, le CRM est rempli automatiquement et donc sans erreur ni retard, et l’activité commerciale est enfin dédiée à 100% à sa mission.
Si vous voulez essayer eMANA, c’est gratuit ici pendant 1 mois.