Nous avions évoqué les différentes dimensions de l’organisation de l’armoire eMANA, avec les 3 axes possibles. Parce que derrière ce principe existe une vraie plus value pour tout type d’activités, nous allons développer le 3ème axe : le classement transversal.
Un accès direct à votre besoin spécifique
La plupart du temps, un classement par type de contacts (client/fournisseurs/partenaires…) correspond parfaitement à un besoin du quotidien. On cherche la dernière version d’un devis envoyé : on ouvre le dossier « Client / NomClient / NomMission » et on le retrouve. Ou, autre solution, on ouvre le dossier « Commercial / Client / NomClient ». A chacun sa logique.
Mais s’il s’agit d’un sujet spécifique, sur lequel vous interagissez régulièrement et qui rassemble les activités de plusieurs collaborateurs, vous pouvez avoir envie d’y accéder directement, sans avoir à suivre la hiérarchie des dossiers dans lesquels l’information est stockée.
Un raccourci en quelques sortes, qui donne accès à tous les échanges et documents qui concernent le sujet en question (qui serait donc à la fois technique et/ou commercial et/ou administratif). Un dossier dans lequel tout ce qui passe par email est classé automatiquement au fur et à mesure que vous et votre équipe envoyez et recevez des emails.
Une mise en place sur mesure
Lorsque nous vous installons eMANA, nous récupérons tout l’historique de vos emails et votre armoire se constitue selon les 2 premiers axes : armoire naturelle et armoire fonctionnelle.
Si vous souhaitez avoir le 3ème axe, l’armoire transversale, il vous suffit de nous donner les informations nécessaires à la création du premier dossier en question.
Sur la base de ces informations, nous créons les paramétrages nécessaires au classement automatique des emails concernés. La 2° fois, vous pourrez le faire sans nous, sans souci.
Grâce à un mot clé unique, le classement continue à se faire par la suite. Soit vous l’utilisez dans vos échanges, soit vous l’ajoutez simplement s’il est manquant.
De cette façon, vous gagnez encore plus de temps que ce qu’eMANA permet au départ !
Des exemples concrêts
Pour que l’intérêt d’une telle fonctionnalité soit plus parlant, regardons dans quels cas l’armoire transversale est une plus value indéniable.
Le secteur du Bâtiment
Les chantiers en cours nécessitent de nombreux échanges avec nombreuses pièces jointes versionnées. Les personnes en charge consultent plusieurs fois par jour les informations pour les vérifier, les consolider et les valider. Avec un dossier transversal, rien à rechercher, tout est dedans.
Les organismes de formation bientôt en audit
L’auditeur a besoin de toutes les pièces justificatives d’un sujet en particulier : les démarches RSE par exemple. Celles qui ont été mises en place peuvent concerner tous les services de l’entreprise et sont classées dans différents dossiers des armoires naturelle et fonctionnelle. Un dossier transversal va tous les regrouper en recherchant les mots clés spécifiques. Fini les heures de recherche, en 1 clic, tout peut être transmis à l’auditeur.
Cette utilisation est surement la plus applicable à tous les cas de figure : toutes les informations qui concernent la transformation digitale, tous les instructions liées à la crise sanitaire, etc…
Si vous voyez comment cette fonctionnalité peut vous faire gagner encore plus de temps, commencez par tester eMANA gratuitement pendant un mois. Pourrez-vous revenir en arrière par la suite ?