Travailler en équipe et en bonne intelligence fait partie des objectifs de tous les dirigeants. Au-delà de cette belle idée, la mise en pratique peut être plus complexe qu’il n’y parait. Comment ne pas perdre de temps à partager les informations, comment ne partager que les informations adéquates, comment faire en sorte d’avoir une vision globale de son activité?

Toutes ces questions trouvent leurs réponses dans un outil qui a pensé et anticipé les contraintes des dirigeants, des managers ou de toute personne qui n’a pas possibilité d’avoir l’oeil sur tout. Et simplifié la mise en oeuvre de cette intelligence collective.

L’armoire comme lieu de travail.

Quand votre espace eMANA est créé, vous décidez des collaborateurs avec lesquels vous travaillez au quotidien et avec lesquels vous avez besoin de partager les informations. Votre armoire sera organisée en fonction et vous y trouverez absolument tout. Si vous voulez tous les détails, c’est ici.

Prenons un exemple : vous êtes 4 collègues sur un même projet pour le client A. Une étagère « Client A » est créée dans l’armoire et vous êtes 4 à avoir accès à tous les emails et pièces jointes échangés et qui concernent le client A. Pas besoin de mettre les autres en copie ou de leur transférer quoi que ce soit. En vous rendant dans l’étagère « Client A », vous accédez à tous les emails, vous pouvez les rechercher par mot clé, de même pour les pièces jointes qui sont classées à part.

Et rien de cela ne nécessite une action des collaborateurs : c’est eMANA qui classe au bon endroit, automatiquement et instantanément. L’intelligence collective au travail, sans rien faire.

A partir de là, l’armoire devient votre Drive collectif et intelligent, l’endroit où vous pouvez tout trouver, tout visualiser. Tout, c’est à dire évidemment ce qui a été décidé collectivement d’être partagé.

Confidentialité oblige.

Partager les informations autour d’un projet ne veut pas dire tout partager. Chaque collaborateur garde confidentiels les échanges qui doivent l’être. Là aussi, eMANA prend en charge ce statut au niveau d’un contact, d’une société, d’un projet, d’un sujet…

A l’échelle du collaborateur, il existe une armoire personnelle qui n’appartient qu’à lui.

A l’échelle de l’entreprise, il existe une armoire collective dont les règles de partage ont été déterminées en amont.

Les limites sont donc clairement fixées. De cette façon, aucun risque de voir un échange au mauvais endroit ou devant des yeux trop curieux.

Ne transférez plus, affectez.

Intuitivement, partager un email veut dire le transférer. Mais en transférant un mail, on devient l’émetteur de l’email, on relaie l’information initiale au 2ème plan, on stocke une 2ème fois l’email et la pièce jointe 2 fois et donc on pollue 2 fois plus. Sans parler de l’archivage éventuel.

Oubliez cette vieille habitude.

Avec eMANA, affectez plutôt un email à la personne qui est concernée par le sujet. L’email change alors de boite de réception, n’existe qu’à cet endroit, avec les mêmes caractéristiques que lorsqu’il a été reçu. Pas de perte d’information, pas de manipulations pour retrouver l’expéditeur, pas de temps perdu.

Pilotage à vue

L’intelligence collective permet une organisation horizontale, virage que prend aujourd’hui la société. On passe de l’état « Je possède » à l’état « Je partage ».

Si toutes les informations sont partagées, s’il est facile de savoir si un mail a été répondu, si les informations ont été reçues et où se trouvent tous les échanges, un dirigeant peut piloter son activité sans avoir l’impression qu’il lui manque une partie des données.

Le dashboard arrive en complément : le nombre de mails par niveau d’urgence est affiché en temps réel, les temps de réponse aussi. Les 4 même collègues travaillant sur le même projet pour le client A vont vite réaliser quand le flux dérive ou comment dépanner celui qui s’est absenté, en toute intelligence avec la hiérarchie, bien sûr.

Ici, chacun est plus en maitrise, dirigeant comme salariés, pour évaluer le niveau d’activité versus les ressources qui y sont affectées.

Là encore, rien à faire, eMANA s’occupe de tout et affiche la synthèse que vous avez choisie.

Vous avez vu quels sont les avantages à fonctionner avec une solution comme eMANA mais vous voulez comprendre son utilisation de façon très concrète pour votre activité.

Nous vous proposons un essai gratuit d’un mois pendant lequel vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités, mais concrètement, que se passe-t’il ?

Vous gardez votre messagerie actuelle

En testant eMANA, votre messagerie n’est ni supprimée ni désactivée.

Lors du test, les 2 messageries existent en parallèle. Nous vous créons un espace eMANA dédié. Grâce aux accès « Identifiant + mot de passe » de votre messagerie, nous récupérons l’historique et transférons toutes les données dans eMANA. De cette manière, tout reste identique dans votre messagerie et elle continue à s’alimenter normalement.

En parallèle, eMANA collecte les nouveaux messages pendant tout le mois du test. Vous avez donc tout le loisir de voir comment eMANA fonctionne : où sont classées vos pièces jointes, comment faire des recherches au sein de vos emails, comment fonctionne le classement automatique, comment utiliser la fonction Armoire / Drive / GED selon comment vous voulez l’appeler !

Petit à petit, vous intégrez cette nouvelle logique. Ce temps nécessaire pour mesurer toute la puissance de l’outil et de l’armoire en particulier, chose qui n’existe pas dans votre messagerie de base.

Vous pouvez décider de ne pas continuer…

Même si nous pensons que vous ne pourrez plus vous passer d’eMANA une fois que vous l’aurez utilisée au quotidien, vous avez tout à fait le droit de ne pas prendre l’abonnement !

Dans ce cas, nous détruisons votre espace entièrement, aucune donnée vous appartenant n’est conservée et vous pouvez retourner à l’utilisation de votre messagerie. Aucun mail n’aura été perdu, il faut faudra juste le temps de classer les derniers manuellement dans vos dossiers.

Vous regretterez alors eMANA mais c’est un autre sujet 😉

… mais si vous décidez de poursuivre, le process est simple !

Une fois que vous avez pris en main eMANA, vous pouvez affiner toutes les règles pour vous et votre équipe. Il ne reste qu’à nous dire exactement comment vous voulez fonctionner et nous paramétrons votre espace pour que toutes les automatisations aillent dans ce sens.

Organisation documentaire, confidentialité, import des contacts, connexion avec votre CRM : tout est configuré pour que vous puissiez tout exploiter et mettre en place les bonnes pratiques avec votre équipe.

Notre support est là à chaque étape, depuis votre clic sur le bouton « essai gratuit » jusqu’à ce que vous recommandiez eMANA à tous vos contacts !

Si vous voulez faire le premier pas, c’est ici.

Vous lisez « eMANA range vos emails automatiquement » et vous vous dites « ok, mais moi aussi, je range mes mails dans des dossiers ».

Sauf qu’eMANA ne se contente pas de créer des dossiers et sous dossiers dans votre messagerie pour les y ranger. Non, c’est bien plus que ça.

Chez eMANA, l’espace Messagerie est l’endroit où vous voyez les mails qui correspondent à votre activité actuelle, ce qui se passe en ce moment dans votre business, votre projet, vos clients avec qui il y a de l’actualité…

Et derrière la messagerie, il y a une armoire. Et c’est là que se trouve tout l’intérêt et l’ingéniosité d’eMANA.

Reprendre les bases de l’organisation

Vous vous souvenez des bureaux avec des piles de courriers posés, et des bannettes pour les ranger ? Et derrière le bureau, se trouvait une grande armoire dans laquelle on mettait des dossiers suspendus définis selon l’organisation de l’entreprise.

Le courrier avait 3 états : reçu mais pas encore répondu, prospectus / publicités reçues et poubelle. Et une fois qu’un courrier était répondu, il était rangé dans son dossier suspendu.

Ce fonctionnement est repris dans eMANA : l’algorithme l’a retranscrit pour que ce rangement se fasse tout seul. Personne n’a besoin de prendre du temps pour ranger dans les dossiers, c’est eMANA qui le fait.

L’appliquer au fonctionnement actuel

Imaginez l’armoire comme votre Drive : il est intégré à votre messagerie et se construit au fur et à mesure que vous qualifiez les contacts suite à la réception de mails.

Dans l’armoire ne se trouve donc que ce qui a été qualifié, traité.

Et, comme tout ce qui concerne l’activité d’une entreprise passe par email, votre Drive comprend absolument TOUT sans que vous n’ayez enregistré les pièces jointes, créé des dossiers et rangé.

Et demandez-vous : est-ce que vous rangez systématiquement ce que vous recevez par email ? Est-ce que vous faites « enregistrer sous » pour chaque pièce jointe ?

Non… Et vous mettez un temps fou à les retrouver quand vous en avez besoin…

Une automatisation pas comme les autres

Vous voyez maintenant ce qu’eMANA fait pour vous ? L’armoire est un outil puissant parce qu’il contient toute la richesse de votre business, qu’il l’organise pour toute votre équipe et ce, sans que ça vous prenne une seconde.

Tous les contacts et leurs informations, toutes les sociétés avec lesquelles vous travaillez, tous les échanges par email, tous ce qui est contenu dans les emails : c’est rangé, classé dans l’armoire, avec la même logique pour toute l’entreprise.

Vous imaginez maintenant le temps gagné ? Quel que soit ce que vous recherchez (contact, email, pièce jointe, date de rendez-vous…), entrez un mot clé dans le champ de recherche et c’est trouvé !

L’intégralité des contenus échangés est pris en compte pour le résultat de recherche, il est impossible de perdre quoi que ce soit.

Des dires de ceux qui ont essayé : même si on y va « juste pour essayer », une fois qu’on a eMANA, on ne peut plus s’en passer.

Envie de faire partie de ceux-là ? Faites un test gratuit d’un mois.