Il est bien loin le temps où nos fichiers étaient enregistrés sur un disque commun, existaient une unique fois pour tout le monde. Le temps où on ouvrait un fichier en « lecture seule » et on devait demander à notre collègue de le quitter. Le temps où les fichiers avaient des V2, V3 et plus encore…
Aujourd’hui, on travaille sur un Drive. A l’heure du partage de l’information, toutes les entreprises ont adopté ce mode de fonctionnement. Mais est-ce vraiment optimal ? Est ce que le gain temps / efficacité est réel ?
Partager les documents : idéal en théorie…
Le modèle des entreprises est plus horizontal qu’avant. Le fait de partager les documents de travail (à l’exception de ce qui est confidentiel) va de soi. Chacun s’attend à pouvoir trouver ce qu’il cherche « sur le Drive ».
Parce que chaque collaborateur a le réflexe d’utiliser « son » Drive au quotidien, théoriquement, c’est devenu possible : on pense pouvoir tout y trouver. Plus besoin de faire une demande par mail et d’attendre une réponse avec une pièce jointe. Une simple recherche de son côté doit faire apparaitre un document quel qu’il soit.
Donc théoriquement, oui, chacun gagne du temps. Tout parait très simple.
Si seulement…
…jusqu’à la réalité
Rechercher un document, ok. Mais selon quels critères ? Quels mots clés ? Tout dépend de la façon dont la personne a nommé son fichier. Dans un sous-dossier selon une arborescence précise ? Si la personne l’a rangé au bon endroit, bien sûr…
Quand un Drive est mis à disposition à toute une entreprise, chacun y a son accès personnel et s’organise selon sa propre logique. Même si une structure et une convention de nommage sont décidées, avec le temps, les bonnes pratiques s’effritent.
Nous l’avons tous vécu : le temps passé à chercher dans le Drive peut être conséquent. Les petites erreurs compliquent aussi les choses : un fichier déplacé, renommé ou supprimé, des droits donnés ou retirés…
Avouons aussi que nous pensons rarement à enregistrer les fichiers reçus par email sur le Drive, alors qu’ils seraient utiles à toute l’équipe.
Il existe également une conséquence à laquelle on ne pense pas assez : le lourd poids des fichiers stockés à différents endroits, dupliqués à chaque fois qu’ils sont transférés par email. La consommation de CO2 qui en résulte est immense.
La réalité de la gestion d’un Drive peut être très différente de la théorie. Et c’est finalement très humain.
L’armoire eMANA, une autre approche
Partager l’information est bien évidemment aujourd’hui indispensable et c’est sur cette base qu’eMANA repose en partie. Mais l’Electronic Man Assistant a également pour mission de gérer des tâches à notre place.
Avec eMANA, tout ce qu’on ne pense pas systématiquement à faire est réalisé automatiquement. Toutes les informations qui passent par email sont automatiquement triées, rangées et classées dans l’armoire : les échanges par email et les pièces jointes, à part.
L’arborescence créée est unique et commune à tous les collaborateurs. Elle est bien sûr personnalisée au départ pour coller à l’activité de l’entreprise, avec pour objectif de ne pas avoir une profondeur trop importante.
Il faut imaginer un assistant virtuel par personne, chaque assistant travaillant strictement de la même façon. Plus besoin d’essayer de comprendre les logiques de chacun, l’armoire eMANA regroupe absolument tout selon une arborescence qui ne bouge pas.
Cerise sur le gâteau : les pièces jointes n’existent qu’une seule et unique fois, même si elles sont dans plusieurs emails avec beaucoup de destinataires. eMANA reconnait un même document dans son trajet et ne le stocke qu’une fois. L’économie de CO2 atteint les 90%* avec cette méthode, ce qui est considérable.
Au delà de l’aspect organisationnel, la démarche eco-responsable incombe à chaque entreprise dans le monde d’aujourd’hui.
L’armoire eMANA est puissante et réalise bien d’autres tâches, nous avons détaillé son fonctionnement ici.
Si vous souhaitez tester eMANA gratuitement et voir de vous-même comment l’armoire peut changer votre quotidien, faites-nous une demande ici.
* chiffre ADEME 2018